Tareas en la iniciación de un proyecto

En el siguiente análisis se explicarán  los métodos y maneras en las que se deben realizar las tareas de la iniciación de un proyecto:

1. Alinear tu proyecto con los objetivos estratégicos de la organización;

 Para alinear el proyecto con los objetivos estratégicos de la organización se debe apreciar  la realidad interna  y externa de la organización. Los  competidores, proveedores y  los ambientes político y económico. Para eludir cualquier situación previsible o no, es necesario que el proyecto vaya de la mano con las estrategias y los objetivos que tiene fijada la organización. Debemos saber para donde vamos, que debemos hacer para llegar y como lo haremos. Por eso se debe establecer lo que queremos conseguir y para esto se necesita hacer una investigación profunda que nos de la seguridad de lo que se quiere. Entonces necesitamos conocer el medio en el que se desenvuelve la organización  para determinar si es posible lograr lo que queremos en ese medio y en las condiciones que nos impone, para así poder alinear el proyecto con cada objetivo estratégico de la organización.

2.  Desarrollar el argumento comercial del proyecto;

Podemos definir varios pasos nos llevaran a desarrollar el argumento comercial:  
En primer lugar se deben identificar los objetivos empresariales, y el proyecto debe estar alineado con las estrategias de la organización. En segundo lugar se debe determinar el valor del proyecto, es decir, aquellos resultados deseados, beneficios valores, costos y retornos, etc. En tercer lugar planteamos aquellos resultados planificados, como los efectos específicos, los beneficios particulares y los impactos que tendrá en la organización dicho proyecto.  Luego debemos hacer un análisis de como ayudaran los patrocinadores e interesados en el proyecto y como les afectara su ejecución. Finalmente definimos los recursos que tenemos, las interfaces del proyecto (conexiones con otros proyectos, programas, etc.) y aquello compromisos de gestión como las aprobaciones y criterios de aceptación inicial.

3.  Elaborar la carta del proyecto;

Pienso que  "dos cabezas piensan mejor que una", así que un  jefe de un proyecto no debería  desarrollar la carta del proyecto por su cuenta. Un procedimiento de desarrollo de esta carta  en grupo va a permitir que las personas que trabajan en el proyecto puedan tener información acerca de la estructura y la metodología de los diversos procesos que se desarrollan en el proyecto. De esta manera se permite un intercambio de ideas diferentes, y el gestor de proyectos tendrá distintas opciones para tomar decisiones bien informado en el transcurso  del proyecto.

4. Identificar a los interesados;

Es imprescindible identificar a todas las personas y organizaciones que serán impactadas por el proyecto. Para esto podemos usar varios métodos:

·           El primer método es el  desarrollo del Acta Constitutiva del Proyecto. Esta acta contiene  una lista de los clientes, patrocinadores, ejecutivos, equipo del proyecto o entidades que son externas al desarrollo de la organización participante en el proyecto. Aquí es posible que se tenga  un encuentro por separado con los identificados en el acta y preguntarles si conocen de otros que puedan figurar como interesados en el proyecto.

·           También podemos utilizar  los documentos de adquisición para identificar todas las partes dentro del contrato que podrían ser interesados claves del proyecto, en caso de que el proyecto tenga que ver con actividades de aprovisionamiento. Los proveedores que participan, también podrían ser considerados para la identificación de los interesados en el proyecto. Usar un contrato simplifica el proceso, ya que las diferentes interfaces del contrato deberían ser enlistadas.

5. Adquirir y gestionar tu equipo central del proyecto;

Para adquirir el equipo central del proyecto se debe considerar:

·           Los factores ambientales de la organización: Los integrantes del equipo del proyecto se consiguen de todas las fuentes disponibles. Cuando el equipo de dirección del proyecto dirige las asignaciones de personal, los aspectos que se deben tener en cuenta son: disponibilidad, capacidad, experiencia, intereses y costos.

·           Los activos de los procesos de la organización: Los departamentos de recursos humanos también pueden ayudar en el reclutamiento, la contratación y la orientación de los miembros del equipo del proyecto.

·           Roles y Responsabilidades: Los roles y las responsabilidades concretan los cargos, las habilidades y las competencias que requiere el proyecto.

·           Organigramas del Proyecto: Los organigramas del proyecto brindan una descripción general  de la cantidad de personas que se necesitan en el proyecto.

·           Plan de Gestión de Personal: Con el plan de gestión de personal y el cronograma del proyecto, se identifican aquellos períodos en los cuales se necesitará a cada miembro del equipo del proyecto y otra información importante para la adquisición del equipo del proyecto.

6. Desarrollar e implementar un plan de comunicaciones efectivo como parte de la iniciación de tu proyecto;

Para la elaboración de un Plan de comunicaciones efectiva se deberá tener claro todos los objetivos a envolver, el alcance, las personas involucradas, las herramientas y los medios que se utilizaran, el procedimiento que se seguirá para llevarlo a la  práctica y la manera de medir su éxito. Primero que todo, es necesario  identificar y definir cada una de las acciones que, en función del proyecto, se consideren necesarias llevar a cabo durante el ciclo de vida del proyecto.

Algunas de las acciones son las siguientes:

·            Publicación de noticias relacionadas con los proyectos: hitos relevantes alcanzados, eventos relacionados con el proyecto, etc., en las diferentes herramientas de comunicación de noticias.

·            Publicación de convocatorias de formación del proyecto.

·            Publicación de la información (ficha) descriptiva del proyecto

Y  para cada una de las acciones de comunicación planteadas, se deberá presentar unos parámetros comunes:

·            Descripción y objetivos

·            Responsable(s) de la realización de la acción

·            Audiencia objetivo

·            Dependencias y condicionantes

·            Canales comunicación

·            Recursos humanos y materiales

·            Planificación