Aspectos fundamentales en la iniciación de proyectos

¿Qué es una carta de proyecto y por qué es importante?

La  carta del proyecto es una de las cinco acciones que se deben realizar en la iniciación de un proyecto. Es un documento que  se realiza para verificar que todo proyecto que la gerencia haya aprobado esté bien estudiado y justificado. La carta del proyecto  tiene un objetivo principal que es  autorizar el comienzo del proyecto, ya que documenta la información preliminar del proyecto

La carta del proyecto es importante ya que con esta se incita  a contemplar todos los aspectos generales de un proyecto y luego se toma una  decisión informada de la elección. En esta acción de iniciación del proyecto se puede emplear la opinión de expertos y de esta forma se pueden tomar buenas decisiones. A partir de estos procesos la gerencia determina si el proyecto será valioso para la organización o no.

¿Cuáles son algunos de los componentes de la comunicación efectiva?

·        Identificar las frecuencias comunicativas por informe o documento.

·        Determinar las tecnologías o los métodos utilizados para transmitir la información.

·        Revisar el plan de comunicación con el proyecto para determinar si se requerirá alguna capacitación relacionada con la tecnología comunicativa.

·        Identificar los métodos para transmitir comunicaciones no rutinarias.

·        Documentar el plan de gestión de las comunicaciones.

·        Establecer un proceso y un ciclo de informes sobre el estado del proyecto.

·        Determinar los requisitos de los informes de tiempo del proyecto.

·        Seleccionar un mecanismo adecuado de informes de tiempo (si se requiere).

¿Por qué es importante alinear los proyectos con los objetivos estratégicos de la organización?

Es importante porque los proyectos deben brindar algún valor. La decisión de emprender proyectos que no estén lógicamente justificados desde el principio puede llevar al uso ineficiente del tiempo y de los recursos y quizás inclusive al fracaso del proyecto. Es por eso que debe existir una perfecta alineación entre cada uno de los objetivos, entre estos las estrategias y planes de la organización. Un objetivo debe conducir a otro, esto requiere de planeación, y la vez deben existir unas estrategias para poder desarrollar el plan adecuado que contemple cada una de las estrategias y objetivos. No existe la posibilidad de evaluar objetivamente lo que ese está haciendo y lógicamente no se pueden establecer correctivos a las posibles falencias que se estén presentando, pues estas mismas no se pueden detectar con claridad.

De nada nos sirve emprender una acción que lograrla no nos beneficia en nada, al contrario nos significa un consumo de recursos que no generan sino costos adicionales. Esto se comprende muy bien si observamos el comportamiento de los equipos de fútbol, un equipo con excelentes jugadores puede llegar a perder o a ganar solo por la forma en que el técnico disponga los jugadores en el campo, una decisión producto de una estrategia equivocada puede significar que un gran jugador quede anulado.

Existe un factor adicional sobre el cual se ha hecho mucho énfasis  y es el factor humano. Cuando hablamos de la importancia de que exista una coordinación entre cada uno de los objetivos, cada una de las metas, procesos y actividades, no significa que es suficiente con esto.

Una cosa nunca alcanza la perfección, siempre será posible mejorarla de una u otra forma. Y si nosotros no somos capaces de mejorarla, tenga la seguridad que la competencia si lo hará. De ahí la importancia de tener en cuenta también los objetivos de los empleados, porque si se logra una alineación de estos con los de la empresa se consigue una gran cohesión dentro de esta.