¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Primero que todo, debemos  definir el concepto de proyecto:

“Un proyecto es el conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas”.

“Un proyecto no es ni más o menos que la búsqueda de una solución inteligente: idea, inversión, metodología o tecnología por aplicar al planteamiento de un problema tendiente a resolver  una necesidad”.

De estas definiciones podemos precisar las tres características más importantes de un proyecto: es temporal, único y progresivo. Un proyecto es temporal, ya que tiene un comienzo y un final. Es un emprendimiento temporal realizado para conseguir un grupo específico de metas y objetivos. Un proyecto es único, porque todo proyecto se realiza para conseguir un conjunto específico de objetivos, por lo general, se realiza para la creación de un servicio o producto que satisfaga una necesidad única. Un proyecto es progresivo, o dicho de otro modo, se elaboran de manera progresiva. ¿Cómo así?  Que el alcance del proyecto es progresivo. Al comienzo del proyecto, el director del proyecto y los interesados, tendrán una idea general de este alcance del proyecto.

                                

Ahora bien, la guía del PMBOK define la gestión de proyectos como:

“La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyectos con el fin de cumplir con los requisitos del proyecto”.

Sin embargo hay otras definiciones des Gestión de proyectos que se deben tener en cuenta. Una de ellas es muy simple pero conlleva un contenido amplio: “las gestión de proyectos es la gestión de las demandas opuestas”. Las demandas opuestas son las restricciones del proyecto, aquellas que componen la triple restricción, algo muy importante en la gestión de proyectos.

Esta triple restricción está compuesta por:

-          Alcance

-          Cronograma (tiempo)

-          Presupuesto (costo)

                          

La triple restricción es como un sistema de tres bombas o globos unidos e inflados con el mismo aire. Cada globo representa una de las restricciones. Si se aprieta  el globo del alcance, los demás globos (cronograma y presupuesto) se inflan y expanden. Si se aprieta cualquier otro globo, de igual manera se inflaran los demás. Todas las restricciones están relacionadas entre sí, si se afecta uno se afectan todos. Por lo que, en un proyecto del mundo real, si extendemos el cronograma de un proyecto, representaría más costos y un diferente alcance en el proyecto.

Además de gestionar estas restricciones, actualmente está surgiendo otra perspectiva acerca del éxito de los proyectos. Nuevas versiones de las restricciones agregan otro elemento restrictivo: la calidad.

En esta perspectiva la gestión de proyectos se define de la siguiente manera:

“Lograr el alcance de los proyectos, dentro del tiempo y costo acordado con el cliente, bajo los parámetros de calidad estipulados”.

Si analizamos estas restricciones de la Gestión de proyectos de manera integral, podemos ver que en esta perspectiva del concepto,  se incluyen dos consideraciones importantes: el valor del proyecto y la satisfacción del equipo de trabajo.

De esta manera, es claro observar que uno de los aspectos más importantes de la Gestión de proyectos es cerciorarse o certificar que los resultados del proyecto consigan valor a la organización que llevó a cabo el proyecto. Es un concepto simple, que no se debe pasar por alto. Es posible que algunas veces algún proyecto comience con la idea de producir valor, sin embargo, en todo proyecto suelen haber cambios y agregados, por lo que la ejecución de este, causará que los resultados pierdan el valor esperado que se había planteado en la creación del proyecto.

Vamos a plantear un ejemplo: en un proyecto personal del hogar, hemos decidido cambiar el viejo sofá y la alfombra de la sala de ver televisión. El objetivo de este proyecto es el de embellecer dicha sala y disfrutar de nuevos muebles. Pero durante la ejecución de dicho proyecto, hemos decidido hacer algunos cambios. El proyecto que comenzó con un costo de € 400, termina convirtiéndose en un proyecto de € 1200, cuando decidimos cambiar también los muebles del televisor, comprar un Smart T.V. que estaba en oferta  y una pecera que le vendría bien a la sala.

Este nuevo proyecto quizás haya mejorado la sala de estar y brinda un disfrute inmediato, pero luego debemos analizar si el valor real del alcance del proyecto y sus resultados suplen o no el mayor costo y el valor a largo plazo. Aquí se define uno de los mayores desafíos de la gestión de proyectos, y es mantenerse dentro de los límites, es decir, ajustarse dentro de los requisitos y la definición del proyecto para producir los resultados y el valor deseado.

¿Por qué realizar Gestión de Proyectos?

La respuesta es simple: para proteger los recursos de la organización, empresa o nuestros recursos (en caso de que sea un proyecto propio). Hay muchos proyectos que tienen un gran alcance en la organización o empresa que los dirige debido a su dimensión y a su complejidad. Un proyecto gestionado de manera correcta, produce los resultados esperados dentro de las medidas de cronograma y presupuesto establecidas previamente. Aquellos proyectos que no se gestionan de manera eficiente, siempre tienen impactos negativos en la organización o empresa.

 Como regla general, la regla de 1-10-100 nos dice lo siguiente:

• Supongamos que cuesta $1 planificar y ejecutar un elemento del proyecto de manera adecuada.

• Entonces, costará $10 si tienes que replanificar o reparar ese elemento durante las fases de desarrollo y prueba del proyecto.

• Y puede costar hasta $100 reparar el mismo elemento una vez que el proyecto haya terminado y el producto se encuentre en producción.