¿Como organizar un proyecto?

La organización efectiva de un proyecto requiere en general de conocimientos y habilidades de dirección en general y de organización de proyectos en particular, conocimientos de técnicas, normas y regulaciones del área de aplicación, comprensión del entorno del proyecto y habilidades interpersonales.

Cualquier proyecto está condicionado por una triple restricción: su temática, el tiempo de desarrollo y su costo. La calidad de un proyecto se ve afectada por el equilibrio de estos tres factores. Los proyectos de alta calidad entregan el producto, servicio o resultado requerido dentro de la temática planteada, puntualmente y dentro del presupuesto. La relación entre estos tres factores es tal que si cambia cualquiera de ellos, se ve afectado por lo menos otro de los factores. En este sentido, la planificación de un proyecto también debe tener en cuenta los riesgos o factores de incertidumbre que pudieran suscitarse.

Generalmente, se reconocen cinco fases o etapas que se aplican e integran para organizar y dirigir cualquier proyecto: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. En términos generales, pero no siempre, las fases son secuenciales y, normalmente, están definidas por alguna forma de transferencia de información técnica, en la forma de un producto entregable.

Secuencia típica de fases de un proyecto:

Las fases intermedias y caen rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión. Al inicio del proyecto, el nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir con los objetivos es más elevado. La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto. El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las características finales del producto del proyecto y en el costo final del proyecto es más alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que se avanza. Una de las principales causas de este fenómeno es que el costo de los cambios y de la corrección de errores generalmente aumenta a medida que el proyecto avanza.

Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión. Los interesados pueden influir de manera positiva o negativa en el proyecto. Los interesados de influencia positiva son aquellos que normalmente se beneficiarían de un resultado exitoso del proyecto, mientras que los interesados de influencia negativa son aquellos que ven resultados negativos como consecuencia del éxito del proyecto. A veces, la identificación de los interesados puede resultar difícil. Los realizadores del proyecto que ignoren a los interesados pueden esperar un impacto perjudicial sobre los resultados de su proyecto. No identificar un interesado clave puede causar problemas significativos a un proyecto. Por ejemplo, el reconocimiento tardío de que el departamento legal era un interesado importante en un proyecto de actualización de software de transición al año 2000 (Y2K) hizo que se agregaran muchas tareas de documentación adicionales a los requisitos del proyecto. Con frecuencia, los interesados de influencia negativa son ignorados por los organizadores del proyecto, poniendo en riesgo su éxito. Los directores del proyecto deben gestionar las expectativas de los interesados, lo cual puede resultar difícil ya que, a menudo, los interesados tienen objetivos muy diferentes o contradictorios.

Generalmente, los proyectos son parte de una organización, empresa o institución, que es mayor que el proyecto. La cultura, el estilo, la estructura de tal organización pueden también influir en el proyecto. La mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas y descriptibles. Estas culturas se ven reflejadas en numerosos factores, entre los que se incluyen los valores, normas, convicciones y expectativas compartidas, las políticas y procedimientos de gestión, la percepción de las relaciones de autoridad, el horario y la ética laboral.

Las fuerzas impulsoras que crean los estímulos para un proyecto son habitualmente problemas, amenazas, oportunidades o requisitos de trabajo.

La dirección de un proyecto es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. La dirección de un proyecto se logra mediante la ejecución de procesos. Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios.

Los procesos de organización de un proyecto pueden dividirse en dos categorías principales: 1) los procesos de la dirección del proyecto, que son comunes a la mayoría de los proyectos y que se llevan a cabo para un propósito integrado, que es el de iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar el proyecto, 2) los procesos orientados al resultado o producto del proyecto, que varían según el área de aplicación y que especifican y generan ese resultado o producto.

Se pueden definir cinco grupos de procesos de dirección del proyecto, que son:

(1) grupo de procesos de iniciación: define una meta y autoriza el proyecto o una fase del mismo.

(2) grupo de procesos de planificación: define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

(3) grupo de procesos de ejecución: integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto.

(4) grupo de procesos de seguimiento y control: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos.

(5) grupo de procesos de cierre: formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.

Interacciones y dinámica de los grupos de procesos de organización de un proyecto: