Importancia de las tareas del proceso de iniciación en Gestión de Proyectos

Los pasos de tareas del proceso son muy importantes para la buena ejecución del proyecto y los buenos resultados que este pueda generar. En primer lugar, debemos utilizar un juicio de expertos para determinar las características de nuestro servicio o producto, ya que de esta manera conoceremos a profundidad todo lo que puede brindar, ya sea a favor o en contra. Luego tenemos el registro de limitaciones y suposiciones, esto es importante para evitar ambigüedades o confusiones en el futuro, ya que lo que se está haciendo es diseñar componentes que se supone valido pero sin pruebas, en el caso de las suposiciones. Cuando hablamos de limitaciones, son aquellas que restringen las opciones de diseño, pudiendo ser una política proceso o limitación técnica. Es por esto que es muy importante registrarlas y tiene mucha relación una con otra.

El desarrollo de un requisito de necesidades es importante ya que muchos proyectos fallan debido a la mala definición de estos. Los requisitos ayudan a definir qué debe ser diseñado de forma tal que las necesidades del usuario sean satisfechas a la vez que especifican como conseguir la implementación del diseño.

La importancia de validar un estudio y análisis de viabilidad del proyecto radica en que en base de esos estudios podemos tomar la mejor decisión, si es factible o no desarrollar e implementar el proyecto, o es necesario realizar mejoras para su buena ejecución.

Al realizar una buena preparación del acta del proyecto podemos determinar aspectos fundamentales, tales como el objetivo general del proyecto, alcance del mismo, responsables de proyecto y funciones, equipos de trabajo, plazos de tiempo previstos y presupuesto acordado.

Y además facilita entender la figura del jefe de proyecto y la importancia de las tareas de coordinación e interlocución que éste asume.

Otra tarea importante sería la de detallar las normas de calidad para el proyecto y los criterios de calidad que se utilizan para medir y determinar si los resultados son los esperados, además de crear y documentar un plan para cumplir con esas normas. La calidad es un aspecto básico que afecta directamente a los clientes o usuarios. Determinando los requisitos de calidad del proyecto podemos establecer los siguientes puntos:

·         Los estándares, normas de calidad y regulaciones que afectan a nuestro proyecto

·         Los estándares que deberán desarrollarse específicamente para nuestro proyecto

·         La manera de asegurar la conformidad con dichos estándares

·         Los procesos y planes de mejora continua

·         Las métricas que se utilizarán para medir los resultados del proyecto

·         Los procesos que se utilizaran para aplicar dichas métricas

·   El grado de calidad del producto y cualidades que deben ser poseídas por los entregables del proyecto