El gerente de proyectos y el Plan de Gestión de Proyectos

Definitivamente la Gerencia de Proyectos es un arte que se complementa muy bien con aspectos de ciencia. Sobre todo es una disciplina vivencial. Los mejores gerentes de proyectos son aquellos que poseen una combinación de competencias técnicas y personales que utilizadas apropiadamente promueven de mejor forma el éxito de los proyectos. Igualmente el concepto de Plan de Proyecto es una herramienta fundamental para lograr este éxito. En nuestra sociedad a nivel local y me atrevo a decir que a nivel regional prestamos mayor atención a la ejecución y el control del proyecto y pasamos rápidamente por la planeación. Los cuerpos de conocimientos más reconocidos a nivel mundial tales como PMBoK, PRINCE2, APM e IPMA dan mayor énfasis en tema de procesos de gerencia de proyectos a la planeación de proyectos. Este plan se compone de planes subsidiarios (riesgos, comunicaciones, adquisiciones, etc.) que son la carta de navegación del gerente al momento de ejecutar, monitorear y controlar. Debemos ofrecer a la etapa de planeación el esfuerzo necesario para garantizar en mayor medida el éxito del proyecto.

La función del gerente del proyecto es la de aplicar sus conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de gestión a las actividades de un proyecto con el objetivo de satisfacer los requisitos para obtener productos definidos y específicos. Por esto es importante que posea una amplia base de conocimientos y capacidades en algunas áreas específicas, para que pueda ser efectivo.

Lo más importante para mí, respecto a los principios básicos de la Gestión de Proyectos, es  entender el contexto de la organización, gestionar la triple restricción (coste, tiempo, alcance) y la buena comunicación entre los interesados, ya que teniendo en cuenta estos tres puntos básicos y sobretodo aplicando la coherencia y el sentido común, uno puede anticiparse, en la mayoría de casos, a problemas que podrían influir negativamente en la ejecución exitosa de un proyecto.

En este contexto, la relación del gerente de proyectos y el Plan de Gestión de Proyectos, radica en que el propósito del plan es que el gerente del proyecto y los interesados adquieran mayor conocimiento sobre el proyecto y el producto a obtener. Su función es permitir que se registren los detalles del alcance y los requisitos necesarios para obtener el producto final. Lo que permitirá en la ejecución y durante el seguimiento y control, que los interesados adquieran mayor conocimiento y pueden modificar la descripción del proyecto para asegurarse de que el producto final satisfaga sus necesidades.

El Plan de Gestión de Proyecto es como una ruta que reúne  los aspectos fundamentales de la gestión de un proyecto: procesos, tiempos, herramientas, sistemas de control, gestión de la configuración, del riesgo, etc. Su propósito estructurar diversos sub-planes que describen cómo se enfocará el proyecto para cada área de conocimiento. Este plan se convierte en la referencia del gerente de proyectos  para valorar si la ejecución del proyecto se realiza de acuerdo con lo previsto. Es por eso  que se debe planificar de forma realista y de contar con los conocimientos y herramientas necesarios.

Es en el Plan de Gestión del Proyecto es donde de verdad se ve el papel del Gestor, Director o Administrador de Proyectos.