¿Cómo definir los recursos del proyecto?

 En una gestión exitosa de proyectos  es importante definir correctamente los recursos del proyecto. Por ende, a continuación se dictan algunos aspectos importantes de la definición de recursos. 

Tipos de recursos de un proyecto

Primero debemos mencionar que los recursos que requiere la realización de un proyecto son de cuatro tipos:

• Tiempo
• Personas
• Dinero
• Equipo, instalaciones o instrumentos 

Definir qué tipos recursos necesitamos.

Sabiendo los tipos de recursos que se requieren en un proyecto, debemos definir cuáles necesitamos para cada una de las tareas o acciones por realizar. Es decir, para cada acción: qué tiempo, o qué personas, o qué gastos, o qué equipo, instrumentos o instalaciones, se necesitan. 

Realizar un inventario

Definido lo anterior se debe realizar un inventario para ver: Qué recursos tenemos, cuáles faltan y además, establecer cómo haremos para conseguir lo que falta.

Recursos Humanos

Los recursos humanos son la base de todo proyecto. Toda organización necesita personas (y se asienta, como es lógico, en ellas), por lo que se debe elegir con sumo cuidado el equipo que acompañara al gestor a lo largo del proyecto.

Recursos físicos

Como el lugar en el que va a operar la organización, las máquinas, ordenadores, etc., hay que conocerlos de forma muy detallada. Tener un control muy organizado de los recursos físicos de los que se dispone antes de poner en marcha el proyecto puede evitar futuros problemas.

Recursos “intelectuales” 

No hace referencia al grado de inteligencia que tengan los componentes del equipo, sino a aquellos recursos como bienes intangibles, como pueden ser marcas, métodos, sistemas, software y patentes desarrollados por la organización.

Recursos económicos

Las garantías financieras y las líneas de crédito sumadas, por supuesto, al dinero en efectivo, son los recursos económicos de los que dispone la organización. Es evidente que este último tipo de recursos tiene una importancia trascendental para la supervivencia del proyecto.

Problemas en la Asignación de Recursos

En el mundo real, raramente obtenemos los mejores recursos para un proyecto. Usualmente lo que se obtiene es una mixtura de recursos que están disponibles, y recursos que tienen alguna relación con el tema del proyecto. Desafortunadamente, esta es la realidad de los negocios hoy en día. Las organizaciones deben usar sus recursos y asignarlos según su disponibilidad. .

Definir los Requerimientos de los Recursos

El primer paso es definir los requerimientos de recursos independientemente de las personas involucradas. Para hacer esto, se debe crear una lista de roles y responsabilidades para el proyecto. No se debe restringir a las personas que se tienen a  cargo, sino empezar desde la manera ideal en la cual se debería organizar el proyecto. A menudo es muy útil revisar proyectos anteriores para ver los roles y responsabilidades que existen.

Una vez que se tienen los roles y las responsabilidades enumerados, se debe analizar a las personas que han sido preasignadas para cumplir estos roles, y verificar como encajan. Al final se tendrá un análisis de brechas respecto a:

Recursos involucrados y las habilidades que aportan.
Versus

Los requerimientos de recursos para el proyecto.

Brechas en los recursos

Para cubrir las brechas aquí hay algunas estrategias:

• Recursos a Tiempo Parciales: Buscar personas que tengan las habilidades requeridas y ver si pueden ser asignados a tiempo parciales. Por ejemplo, si se carece de recursos con conocimiento detallado de los procesos de un área en particular, ver si se puede tener una persona asignada por un día o dos para llenar la brecha.
• Recursos Externos: Quizás haya personas que no pertenecen a la organización, que podrían ayudar en algunas áreas en particular. Por ejemplo si se carece de alguien con experiencia en gestión de riesgos, hay numerosos elementos disponibles en el mercado que podrían llevar a cabo un asesoramiento en ese tema.
• Preparar recursos: Otra solución podría ser entrenar algunas personas para cubrir la brecha. Por ejemplo si se necesita usuarios para desarrollar casos de uso para los requerimientos, y no se tienen los conocimientos de este tema, un programa de entrenamiento podría ser la solución.
• Financiamiento Alternativo: Si las restricciones de recursos son el resultado de una decisión de financiamiento, tal vez exista otra manera de financiar el recurso. Por ejemplo, si el proyecto no tiene las habilidades de testing necesarias, tal vez los servicios de un especialista en testing podrían ser financiados por el presupuesto operativo de algún otro departamento o incluso de algún otro proyecto.

 Finalmente, no hay que limitarse a aceptar recursos e ignorar lo que el proyecto necesita en términos de roles y responsabilidades. Si una responsabilidad no está asignada, en algún momento, esto se manifestará como un problema. Abordar esto tempranamente durante el ciclo de vida del proyecto evitará o reducirá impactos negativos en él.