Aspectos fundamentales en la ejecución de proyectos

Un director de proyectos debe tener amplios conocimientos y habilidades para realizar eficientemente los distintos tipos de tareas en la ejecución del proyecto. A continuación se definen algunos aspectos de la ejecución de un proyecto:

- Administrar los recursos del proyecto: El director del proyecto debe establecer un plan apropiado que permita asegurar que cada recurso requerido del coste del proyecto este correctamente asignado. Para una correcta administración de recursos se deben dar tres procesos eficientemente. Primero, se debe realizar una planificación de recursos. En esta planificación se identifican los tipos de recursos materiales requeridos, la cantidad y el periodo en que se necesitan. Aquí se identifican todos los recursos necesarios para desarrollar el proyecto, también se determina su disponibilidad, la seguridad, consideraciones ambientales, entre otros, es decir, las restricciones de estos recursos. El segundo proceso es la asignación de recursos. En este proceso se obtienen los recursos materiales, se asignan al proyecto y se retiran en el cierre proyecto. La planificación estratégica es la que se encarga de la asignación a cada tipo de recursos. Es decir, se debe definir y establecer que recursos faltan e idear un plan de acción para conseguirlos. De esta manera, hablamos de una administración estratégica. Finalmente el tercer proceso que se debe completar es el control de recursos. En este proceso se debe comprobar el uso adecuado de los recursos materiales. Cualquier tipo de desvío en el plan de recursos establecido debe identificarse y analizarse, para posteriormente idear acciones necesarias para su solución. Este control  va a permitir que el proyecto en ejecución concuerde con los estimados que se han determinado en la planificación.

- Fomentar el trabajo en equipo: Para promover el trabajo en equipo es muy importante que cada persona del grupo sepa cuál es el papel fundamental de dicho grupo en el proyecto, el objetivo por el cual se encuentran trabajando juntos, de esta manera es mucho más fácil que todos se encuentren en el mismo rumbo. Como directores de proyectos debemos tener en cuenta las habilidades de cada uno de los miembros del equipo, que cada uno ofrezca un aporte determinado. Además es importante aplicar una serie de reglas y normas  en el grupo, para que haya un trato imparcial. También, se debe  estimular al grupo y reconocer sus méritos, de esta manera el grupo se sentirá dispuesto a trabajar con ganas y seguir colaborando. Una buena actitud también es importante para promover el trabajo en equipo, ya que como coordinadores y directores del grupo, debemos asumir responsabilidades y  guiar de la mejor manera posible. Otro aspecto fundamental que nos ayudará en el  trabajo en equipo es la objetividad, de manera que debemos priorizar cualquier aspecto del proyecto antes de cualquier simpatía personal. Y finalmente la comunicación, el aspecto que considero más importante. Es la base del trabajo en equipo. Cualquier información o referencia en cuanto al proyecto debe quedar totalmente clara y cualquier persona del grupo de trabajo debe sentirse en la capacidad de comunicar sus ideas, sus innovaciones, sus descontentos, sus propuestas, etc.

- Demostrar liderazgo: para demostrar liderazgo lo primero que se debe tener en cuenta es que el éxito del proyecto que se lidera, depende de los colaboradores y en como desempeñen sus labores. Hay que transmitir la visión de la organización, promover la comunicación, dar la confianza al personal para que externen sus propias preocupaciones y por supuesto definir y establecer objetivos claros y precisos en cada tarea a realizar del proyecto. “Los planes son solo buenas intenciones, a no ser que se conviertan en trabajo duro” es una frase de Peter Drucker, es decir, que además se debe trabajar arduamente en cada uno de los aspectos del proyecto, esto no solo se reflejara en lo que uno personalmente le pueda contribuir al proyecto, sino también mejorara el rendimiento del personal a cargo al dar un ejemplo de trabajo duro. Como líderes, debemos demostrar que no solo sabemos hacer las cosas, sino que también  aplicamos dichos conocimientos.

- Solucionar conflictos: Sabiendo que no todos los conflictos son perjudiciales para el desarrollo del proyecto, y que incluso el conflicto promueve la creatividad y la innovación y afecta el rendimiento del equipo del proyecto, solucionar un conflicto como director de un proyecto no será tan complicado. Primero, se define el problema, rápidamente se establecen las causas de dicho problema, a continuación se definen  las metas, es decir, lo que se quiere conseguir para solucionar el problema. Después se realiza una lista sobre las alternativas de solución al conflicto. Luego hay que elegir la mejor alternativa de solución del conflicto, inmediatamente se debe poner  en práctica y finalmente se evalúan los resultados.  Realizando estos sencillos pasos seguramente se encontraran soluciones a cualquier tipo de conflictos, todo en mira de alcanzar las metas propuestas en el proyecto.