Proceso de control y validación en los proyectos

Sabiendo que el director del proyecto tiene como una de sus funciones la de dirigir y controlar los procedimientos de ejecución de tal manera que todas las acciones que se realicen se ajusten tanto en tiempo como costo y calidad a lo detallado del proyecto, es muy importante para el desarrollo de un proyecto que el gerente tenga la autoridad, capacidad y una buena comunicación para la toma de decisiones y para realizar un buen control de las tareas, teniendo en cuenta todas las dificultades que se puedan presentar.

Al realizar un correcto  proceso de control y validación  en los proyectos podemos tener una mejor utilización y un mayor aprovechamiento de todos los recursos que se utilizan en la ejecución del proyecto,  que pueden ser físicos, financiero y hasta recursos humanos. Esto nos muestra la importancia de este proceso en la gestión de cualquier tipo de proyecto, por esto se debe gestionar la implementación de un mecanismo dirigido a mejorar el proceso de validación y control, con el fin de optimizar recursos y minimizar pérdidas para el logro de los objetivos  planteados.

Los diversos componentes mencionados como la planificación de la calidad, la planificación de la gestión de riesgos, la identificación de riesgos, el análisis de los riesgos,  la planificación de la respuesta a los riesgos  y todos aquellos que hacen parte de la planeación,  son de vital importancia en el proceso de control y validación. Todos esos planes son el mapa a seguir dentro del cual funciona este proceso. Al realizar estos planes, en el proyecto se generan definiciones, políticas, procedimientos, prácticas y entregables base que certifica n el logro de los objetivos, y en la fase de ejecución se van comparando con los avances. Estos componentes son importantes para que desde las primeras etapas se permita acumular información confiable y oportuna, que nos muestre la línea base y las acciones a seguir en el momento que se presenten eventualidades que involucre cambios en el proyecto.

Dentro del proceso de validación y control hay unos parámetros que son elementos que van a permitir  determinar si las acciones a realizar o realizadas están o no conduciendo a la dirección deseada. Todos los componentes anteriormente mencionados se aplican para la determinación de esos parámetros, ya que esto ocurre en el proceso de planificación. Es en ese momento donde se funden los procesos de planificación y control. Al definir estos parámetros debe haber un margen de normalidad, para que el control actúe solamente cuando se sobrepasen los límites inferior o superior.  Si se fijan bien esos parámetros, el sistema de control tendrá un buen funcionamiento y por lo tanto, se logran los objetivos deseados.

Los parámetros son en definitiva una especie de metas que el control debe garantizar. Estos son los “insumos” del proceso de validación y control, es por esto que el primer paso es definirlos. Estos parámetros se pueden expresar en tiempo, capital, calidad, costos, etc.

 El proceso de control y validación se realiza para mantener operaciones en los parámetros especificados anteriormente y funciona de acuerdo con la información que recibe. Toda la información que ha sido recogida de los diversos componentes de este proceso, permite una tener una visión clara de lo que sucede en el proyecto, esto brinda al director del proyecto la posibilidad de tomar acciones que puedan corregir la dirección del proyecto (en caso de que haya contingencias) o acciones que permitan seguir el rumbo trazado.

Todo esto nos da a entender que el control y la validación deben definirse en función de los resultados que se quieren conseguir  con base en los objetivos, planes, políticas y procedimientos que se han planteado y definido mediante la realización de los diferentes procesos de planificación.