Gestión efectiva de un proyecto

Esta etapa del proyecto es muy importante ya que en ella deben quedar sintetizados, en orden secuencial, los siguientes aspectos: La definición de actividades, la asignación de duración, fechas de término y comienzo de cada actividad y la asignación de los recursos. La asignación de recursos se refiere a los recursos, materiales y costos de realizar cada actividad.

Cuando se determinan  las actividades a realizar, el costo y se tiene aprobación del plan, se comienza de inmediato con la adquisición de los materiales y los servicios para que estos estén disponibles al comienzo del proyecto o en el momento en que se planificó su uso. Aquí se debe  incluir también el presupuesto necesario. Con los puntos anteriores ya se podría tener parte del control del tiempo y de los costos.

En la asignación del tiempo a cada actividad se le debe de estimar un por ciento adicional para que se puedan enfrentar los imprevistos. Dentro de esos imprevistos también se encontrarán actividades que son necesarias realizar pero no estaban en el alcance.

Para realizar una efectiva gestión del proyecto, debemos tener muy en cuenta el alcance del proyecto, que es una parte clave en este proceso. En él se debe definir claramente todos los entregables ya sea para interesados o para un contratista que se utilice. Lo importante es tener en cuenta  todas las posibles acciones en que será necesario incidir para lograr los objetivos del proyecto.

Si dejamos variar el alcance, variarán los costos y el tiempo de ejecución a menos que se introduzcan más recursos. Un aspecto que se debe tener claro, es el relacionado con las actividades a realizar antes de que comience el proyecto. Se deben definir las actividades; primero, se asignan los recursos incluyendo el responsable del trabajo. Segundo, se determinan todos los recursos necesarios. Tercero, se deben realizar los pedidos de los materiales y del talento humano que trabajaran en las distintas actividades. Cuarto, se debe realizar un seguimiento de la asignación de los recursos. Y finalmente se debe tener una secuencia clara de las actividades a realizar.  Las actividades anteriores son necesarias para evitar también que se afecte uno de los factores claves del proyecto que es la duración de las actividades.

Para finalizar, se exhibe una tabla comparativa entre una gestión tradicional frente a una gestión eficiente de proyectos:

De esta manera podemos determinar si nuestro proyecto se está gestionando de una manera efectiva o tradicional.