Estimación de la duración de las actividades de un proyecto

¿Qué son las estimaciones de tres puntos? ¿Por qué son importantes?

La estimación de 3 puntos  es uno de los métodos utilizados en la Gestión de Proyectos cuando no se dispone de mucha información y debemos obtener la estimación de la duración o del coste de un Proyecto desde el punto de vista del Jefe de Proyecto.

En esta técnica, se obtiene un valor estimado y una desviación típica (como varían los valores con respecto al estimado) a partir del cálculo de los 3 valores siguientes:

• Pesimista (Pessimistic – P). Que sería el coste o duración del proyecto en el peor caso.
• Más Probable (Most likely – Ml). Que sería el caso más esperado de coste o duración del proyecto.
• Optimista (Optimistic – O). Que sería el coste o duración del proyecto mejor que se pudiera dar. 

Estas estimaciones son importantes ya que podemos determinar que Cuanto mayor sea la distancia entre los valores optimistas y pesimistas, mayores serán los riesgos de la estimación de costos no previstos.

¿Por qué el gerente del proyecto necesita crear estimaciones de duraciones temporales para cada actividad definida?

Estimar la duración temporal de cada  actividad definida  del Proyecto  es importante porque es uno de los procesos que requiere de más esfuerzo y que implica un alto riesgo, ya que estimaciones erróneas, implicarían  dedicar más tiempo a la ejecución de las actividades planificadas, lo que conlleva a un retraso en la ejecución.

Debe estimarse la cantidad de esfuerzo de trabajo requerido y la cantidad de recursos para completar la actividad; esto permite determinar la cantidad de periodos de trabajo (duración de la actividad) necesarios para completar la actividad. Se deben documentar todos los datos y supuestos que respaldan el estimado de la duración de la actividad.

¿En qué consiste la secuenciación de las actividades?

Este proceso consiste en determinar las dependencias entre actividades, es decir, qué relación de ejecución existe entre ella, en qué secuencia se ejecutan. Cada una de las actividades o hitos del Cronograma tiene al menos una actividad sucesora o predecesora, a excepción de la primera y la última.

Es habitual establecer como primera actividad un hito de comienzo y como última actividad un hito de finalización. De esta manera, todas las actividades de nuestro Cronograma quedarán relacionadas entre sí.

¿Qué es el cronograma del proyecto y por qué es importante?

Un cronograma es una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final. 

Crear un cronograma permite organizar, monitorear y ejecutar sus estrategias de forma eficiente, y planificar de acuerdo a los recursos disponibles. Un cronograma establece las responsabilidades necesarias y fases de acción del proyecto y ayuda a controlar su progreso a lo largo del tiempo. Este puede tener mayor o menor cantidad de información, lo importante es que contenga toda la información necesaria para efectuar controles y prevenir desviaciones.  Podemos agregar los hitos importantes del proyecto para evaluar el cumplimiento de los plazos y utilizar como herramienta de comunicación con todos los involucrados. El cronograma debe estar alineado, como toda la dirección del proyecto, a los objetivos de la empresa, por lo que los debe contemplar en su estructura.

¿Cuáles son los métodos principales que se utilizan para calcular las fechas teóricas de comienzo/finalización temprana/tardía de las actividades del proyecto? 

Los cuatro métodos principales que se utilizan para calcular las fechas teóricas de comienzo/finalización temprana/ tardía de las actividades del proyecto son:

• Método de la ruta crítica (CPM, por su sigla en inglés): determina las fechas de comienzo y finalización utilizando una estimación de duración de una vez para cada actividad mediante la realización de movimientos de avance y retroceso. El método de la ruta crítica es la estimación de duración en tiempo más probable.

• Análisis de panoramas hipotéticos: este método computa diferentes panoramas para elaborar el cronograma. Comúnmente se realizan simulaciones Monte Carlo para respaldar este método.

• Nivelación de los recursos: la nivelación de los recursos es una herramienta de gestión de los recursos que a veces se utiliza para “nivelar” los recursos a lo largo del cronograma del proyecto a fin de minimizar los puntos máximos y mínimos exagerados.

• Método de cadena crítica: este método se puede utilizar para modificar el cronograma de un proyecto a fin de contrarrestar la escasez de recursos. La metodología de cadena crítica se caracteriza por un énfasis en el uso y la gestión de márgenes de duración.