¿Por qué realizar estimaciones? (Parte II)

Las estimaciones permiten a los clientes validar el Producto Viable Mínimo antes de empezar

¿Por qué realizar estimaciones? (Parte I)

Realizar estimaciones proporciona valor al equipo de trabajo y los clientes. ¿De qué manera? Vamos a explicarlo:

La Negociación en la Gestión de Proyectos: WATNA, BATNA y WAP

Como cualquier tarea difícil, la negociación en la gestión de proyectos requiere preparación. Antes de comenzar una negociación, es necesario definir lo que espera salir de ella, lo que va a conformarse, y lo que consideramos inaceptable. También necesitamos prepararnos personalmente. La clave para la preparación personal es acercarse a la negociación con confianza en uno mismo y una actitud positiva.

Resolución de conflictos en el ambiente de un proyecto

Tres verdades sobre los conflictos en el entorno de un proyecto

1. Los conflictos se manifiestan cuando existen objetivos, pensamientos o sentimientos incompatibles entre personaso grupos.

2. Los conflictos son inevitables en el entorno de un proyecto, pero no son necesariamente destructivos.

3. El personal del proyecto debe ser sensible a los valores tanto positivos como negativos de los conflictos y sus efectos sobre el desempeño.

Las “siete fuentes de conflicto” en entornos de proyectos según  estudios realizados por Thamhain y Wilemon (1975) y Posner (1986) son:

1. Cronogramas

2. Costo-presupuesto

3. Prioridades

4. Recursos humanos

5. Compensaciones técnicas

6. Personalidad

7. Procedimientos administrativos

¿Cómo resolver los conflictos?

A continuación se exponen seis técnicas comunes para resolver conflictos en la gestión de proyectos. Los directores de proyectos deben seleccionar el enfoque más adecuado para cualquier situación particular:

Afrontar: (también llamada resolver el problema o negociar) al afrontar el conflicto, se aborda el desacuerdo de frente. Un afrontamiento exitoso generalmente requiere participantes maduros y competentes que estén realmente interesados en encontrar una solución aceptable. Afrontar un conflicto lleva más tiempo, pero puede ofrecer una solución definitiva.

Colaborar: esta puede ser una buena técnica cuando la situación no puede ser comprometida. Incorpora los puntos de vista de ambas partes para ayudar a generar un consenso. La colaboración puede ofrecer una resolución a largo plazo.

Llegar a un arreglo: (también llamada regatear). Llegar a un arreglo incorpora el uso de intercambios de concesiones, para que ambas partes queden satisfechas. Se puede lograr una solución permanente, pero algunos aspectos del problema se pueden ver comprometidos. Al llegar a un arreglo, ambas partes pierden algo y los rencores pueden resurgir.

Suavizar:(también llamada conciliar). esta puede ser una buena técnica provisional para mantener la paz temporalmente. Con esta técnica se resaltan los acuerdos y se evitan los desacuerdos. Suavizar el conflicto suele brindar una ayuda a corto plazo, pero no ofrece una solución permanente.

Retirarse: (también llamada evitar). Tirar la toalla, negarse a lidiar con el conflicto, ignorarlo o negarlo. Esta puede no ser una técnica ideal, ya que retirarse nunca resuelve un conflicto. Sin embargo, puede ser un enfoque temporal sensato para “enfriar” la situación.

Forzar: esto implica el uso del dominio. Esta técnica es generalmente un último recurso que se reserva para momentos cuando no hay puntos en común, cuando el tiempo es esencial o cuando las partes no cooperan. Forzar el conflicto puede ser rápido y decisivo, pero, por lo general, genera rencor. Esta técnica puede brindar una solución definitiva.

Proceso de ejecución en la Gestión de Proyectos

Este proceso consiste en llevar a cabo el trabajo definido en la planificación del proyecto para cumplir con los objetivos establecidos. Este trabajo será llevado a cabo por el Director del proyecto junto con su equipo, llevando a cabo, entre otras, las siguientes tareas:

Aspectos fundamentales en la ejecución de proyectos

Un director de proyectos debe tener amplios conocimientos y habilidades para realizar eficientemente los distintos tipos de tareas en la ejecución del proyecto. A continuación se definen algunos aspectos de la ejecución de un proyecto:

Proceso de control y validación en los proyectos

Sabiendo que el director del proyecto tiene como una de sus funciones la de dirigir y controlar los procedimientos de ejecución de tal manera que todas las acciones que se realicen se ajusten tanto en tiempo como costo y calidad a lo detallado del proyecto, es muy importante para el desarrollo de un proyecto que el gerente tenga la autoridad, capacidad y una buena comunicación para la toma de decisiones y para realizar un buen control de las tareas, teniendo en cuenta todas las dificultades que se puedan presentar.

El presupuesto del proyecto

La estimación de los costos es el proceso que determina los costos calculados en cuanto a los recursos que se aplicarán para completar todas las actividades del cronograma del proyecto. Esto incluye recursos directos como mano de obra, materiales y equipos, además de otros costos indirectos como reservas de costos de contingencia, asignaciones por inflación, costo de calidad y gastos generales. Se puede realizar un detalle o un resumen del registro y del informe de los cálculos de los costos.

Estimación de la duración de las actividades de un proyecto

¿Qué son las estimaciones de tres puntos? ¿Por qué son importantes?

La estimación de 3 puntos  es uno de los métodos utilizados en la Gestión de Proyectos cuando no se dispone de mucha información y debemos obtener la estimación de la duración o del coste de un Proyecto desde el punto de vista del Jefe de Proyecto.

En esta técnica, se obtiene un valor estimado y una desviación típica (como varían los valores con respecto al estimado) a partir del cálculo de los 3 valores siguientes:

Desarrollo del Cronograma del Proyecto (Parte II)

Herramientas y técnicas

Desarrollo del Cronograma del Proyecto (Parte I)

El desarrollo del Cronograma  consiste en definir y secuenciar actividades y estimar los recursos de las mismas para crear el Cronograma del Proyecto. Este proceso se realiza por medio de alguna  herramienta de planificación, de manera iterativa, en donde se determinan las fechas de comienzo y fin para las tareas planificadas. Es iterativo ya que es probable que una o varias revisiones necesiten de los estimados de duración y recursos para desarrollar un cronograma realista y aprobado, que pueda servir para medir el avance real del proyecto.

Gestión efectiva de un proyecto

Esta etapa del proyecto es muy importante ya que en ella deben quedar sintetizados, en orden secuencial, los siguientes aspectos: La definición de actividades, la asignación de duración, fechas de término y comienzo de cada actividad y la asignación de los recursos. La asignación de recursos se refiere a los recursos, materiales y costos de realizar cada actividad.

Importancia de la declaración del alcance del proyecto

La  declaración del alcance es importante, ya que brinda un común entendimiento del alcance del proyecto entre los interesados, además se requiere para completar la planificación detallada del proyecto. De la  información  que se documente en este proceso es que procederán la lista de actividades y el cronograma del proyecto. La declaración del alcance del proyecto también es importante  para asegurar  que se incluya todo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación del gestor de proyectos es definir y controlar lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto.

¿Cómo definir los recursos del proyecto?

 En una gestión exitosa de proyectos  es importante definir correctamente los recursos del proyecto. Por ende, a continuación se dictan algunos aspectos importantes de la definición de recursos. 

¿Cómo establecer el alcance del proyecto?

Es muy importante establecer de forma correcta el alcance de un proyecto, ya que los cambios al alcance que se implementan luego de que comiencen los  trabajos, tendrán un efecto mayor sobre el cronograma y el costo del proyecto, que los cambios que se implementan durante la fase de inicio o planificación; por lo tanto, es de suma importancia que se defina bien  antes de comenzar los trabajos.

Planificación del alcance en la Gestión de Proyectos

La planificación del alcance implica que antes de abordar cada proyecto, se deben considerar los medios que necesitaremos para cada proyecto:

¿Cómo planificar un Proyecto?

En una efectiva gestión de proyectos en la que te desempeñes como gerente de un proyecto, debes planificar los parámetros del alcance, el cronograma y el presupuesto del proyecto. El propósito principal con el que realizaras estas acciones y  ejecutaras estos procesos seleccionados es el de determinar las definiciones básicas y los puntos de referencia del proyecto.

Tareas en la iniciación de un proyecto

En el siguiente análisis se explicarán  los métodos y maneras en las que se deben realizar las tareas de la iniciación de un proyecto:

1. Alinear tu proyecto con los objetivos estratégicos de la organización;

¿Como organizar un proyecto?

La organización efectiva de un proyecto requiere en general de conocimientos y habilidades de dirección en general y de organización de proyectos en particular, conocimientos de técnicas, normas y regulaciones del área de aplicación, comprensión del entorno del proyecto y habilidades interpersonales.

Importancia de las tareas del proceso de iniciación en Gestión de Proyectos

Los pasos de tareas del proceso son muy importantes para la buena ejecución del proyecto y los buenos resultados que este pueda generar. En primer lugar, debemos utilizar un juicio de expertos para determinar las características de nuestro servicio o producto, ya que de esta manera conoceremos a profundidad todo lo que puede brindar, ya sea a favor o en contra. Luego tenemos el registro de limitaciones y suposiciones, esto es importante para evitar ambigüedades o confusiones en el futuro, ya que lo que se está haciendo es diseñar componentes que se supone valido pero sin pruebas, en el caso de las suposiciones. Cuando hablamos de limitaciones, son aquellas que restringen las opciones de diseño, pudiendo ser una política proceso o limitación técnica. Es por esto que es muy importante registrarlas y tiene mucha relación una con otra.

Aspectos fundamentales en la iniciación de proyectos

¿Qué es una carta de proyecto y por qué es importante?

La  carta del proyecto es una de las cinco acciones que se deben realizar en la iniciación de un proyecto. Es un documento que  se realiza para verificar que todo proyecto que la gerencia haya aprobado esté bien estudiado y justificado. La carta del proyecto  tiene un objetivo principal que es  autorizar el comienzo del proyecto, ya que documenta la información preliminar del proyecto

El Desafío De Dirigir Equipos De Proyectos

Desde hace un tiempo se ha venido cambiando la forma como dirigimos el trabajo en nuestra empresa u organización. Esa estructura jerárquica tradicional debe quedar en el pasado, ya que no nos da la seguridad de lograr un trabajo con los parámetros de calidad esperados, a tiempo, dentro de los costos estipulados y sin falla alguna. El trabajo tradicional no estimula la iniciativa e innovación que se necesita hoy en día. Según Tom Peters, gurú en materia de gerencia y autor de libros de gran éxito, no funcionará nada que sea inferior a un cambio radical en las organizaciones y que las lleve a adquirir una orientación horizontal basada en proyectos: “La nueva forma de concebir la manera de hacer negocios hará que las personas trabajen rutinariamente, cruzando las barreras funcionales. Hacer carrera se convertirá en la realización de una serie de proyectos”.

El gerente de proyectos y el Plan de Gestión de Proyectos

Definitivamente la Gerencia de Proyectos es un arte que se complementa muy bien con aspectos de ciencia. Sobre todo es una disciplina vivencial. Los mejores gerentes de proyectos son aquellos que poseen una combinación de competencias técnicas y personales que utilizadas apropiadamente promueven de mejor forma el éxito de los proyectos. Igualmente el concepto de Plan de Proyecto es una herramienta fundamental para lograr este éxito. En nuestra sociedad a nivel local y me atrevo a decir que a nivel regional prestamos mayor atención a la ejecución y el control del proyecto y pasamos rápidamente por la planeación. Los cuerpos de conocimientos más reconocidos a nivel mundial tales como PMBoK, PRINCE2, APM e IPMA dan mayor énfasis en tema de procesos de gerencia de proyectos a la planeación de proyectos. Este plan se compone de planes subsidiarios (riesgos, comunicaciones, adquisiciones, etc.) que son la carta de navegación del gerente al momento de ejecutar, monitorear y controlar. Debemos ofrecer a la etapa de planeación el esfuerzo necesario para garantizar en mayor medida el éxito del proyecto.

El gerente de proyectos

“El trabajo de un gerente de proyectos se relaciona con las actividades administrativas de planificación, organización, dirección y control  de los recursos a su cargo (personal, presupuesto, equipo y materiales) para satisfacer los requerimientos técnicos, de costo y de tiempo, que permitan finalizar con éxito el o los proyectos bajo su responsabilidad, según se haya presupuestado”

La función del gerente del proyecto es

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Primero que todo, debemos  definir el concepto de proyecto:

“Un proyecto es el conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas”.

“Un proyecto no es ni más o menos que la búsqueda de una solución inteligente: idea, inversión, metodología o tecnología por aplicar al planteamiento de un problema tendiente a resolver  una necesidad”.

Bienvenidos a su blog de Gestión de Proyectos

Bienvenidos directores de proyectos. 

Éxito  es la palabra clave en este blog. Porque ¿de qué nos sirve tener los mejores conocimientos e información en nuestro campo (minería, construcción, informática, etc.),  si al final no podemos (o no sabemos) dirigir correctamente un proyecto?