Tareas en el proceso de adquisición del equipo del proyecto

La adquisición del equipo del proyecto es uno de los dos pasos para concretar el plan de gestión de proyectos. Aquí se obtienen los recursos humanos necesarios para cumplir con las tareas del proyecto. Conseguir el personal adecuado es vital para que el desarrollo del proyecto sea el planeado. El director del proyecto debe influir con eficacia en todos aquellos factores que se tengan en cuenta para el suministro de los recursos humanos que se requieren en el proyecto.

En el proceso de adquisición del equipo del proyecto se realizan varias tareas que son esenciales para el correcto desarrollo de este proceso:

1. La primera tarea es determinar los requisitos de recursos humanos para las tareas individuales con el aporte de las partes interesadas y la orientación de las autoridades más altas en el proyecto,   con el fin de proporcionar una base para determinar los niveles y competencias del personal del proyecto. Esta tarea se realiza para  concretar de forma correcta  la misión y los objetivos  de la misma y  deben de estar determinados  por las características de la tarea individual  y no por la persona que lo vaya a ocupar. Determinar los requerimientos de recursos humanos se trata de encontrar lo que se debe hacer en cada tarea individual, y además realizar  una investigación  para  conocer las carencias que se pueden presentar  y que en un futuro se podrían tener inconvenientes para  desempeñar adecuadamente dicha tarea.  Es muy importante que se definan las necesidades o requisitos en términos de productividad y de una manera objetiva y medible.

2. La siguiente tarea se trata de establecer la estructura organizacional y el directorio del proyecto para alinear las competencias individuales y grupales con las tareas del proyecto. El propósito de establecer una estructura organizacional es definir un sistema de documentos que deben desarrollar los miembros de la organización  para trabajar en conjunto de forma óptima y que se alcancen los objetivos fijados en la planificación. Con esta tarea cada persona debe asumir  un papel en el que cumpla con el mayor rendimiento posible.

3. Negociar con los gerentes funcionales internos correspondientes para adquirir los recursos necesarios. Esta tarea es muy importante para el proceso de adquisición de personal. Los gerentes funcionales internos necesitan conocer a sus contrapartes y así podrán entender el contexto y la razón de ser de los recursos que se necesitan para la realización del proyecto, así como los enfoques que el solicitante o el director del proyecto utiliza. Para lograr una buena comunicación, el director del proyecto también debe comprender la forma de pensar de los  gerentes funcionales internos, sus intereses  y preocupaciones, además debe contribuir  con elementos que ayuden a tomar la decisión de apoyo con sustento y seguridad.

4. Obtener los recursos mediante procesos de abastecimiento al momento de adquirir recursos humanos externos. Al momento de adquirir los recursos humanos externos debemos realizar un  proceso de abastecimiento, que es un  grupo de actividades que nos permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la organización  necesita  para la ejecución del proyecto, ya sea de fuentes internas o externas. Sabiendo esto, podemos decir que el abastecimiento es mucho más que la adquisición de recurso ya que se encarga de todo lo necesario para el proyecto y facilita los medios para conseguirlo. Un buen proceso de abastecimiento depende de varios factores que son: Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo, Cadena de Abastecimiento (Supply Chain) y la gestión de la cadena de abastecimiento (Suply Chain Management).

5. Las últimas dos tareas se complementan; una es la asignación del personal al proyecto dirigida por autoridades del proyecto altas, y la otra es la comunicación a este personal de sus responsabilidades, sus asignaciones, y además la autoridad que los rige, todo esto para brindar claridad respecto a los trabajos que realizaran y establecer la línea base de evaluación de su rendimiento.  Las asignaciones de personal al proyecto brindan documentos que  incluyen la lista de los miembros del equipo del proyecto. Es  sabido que  es mejor tener un equipo pequeño de buenos profesionales que un gran grupo personas que no están  capacitadas. Incluso, un grupo correcto de personas aun sin tener buenas herramientas y procesos pueden llegar a tener éxito, en cambio con el otro grupo de personas es casi imposible que esto suceda. Para estas tareas de asignación de personal y de comunicación de responsabilidades y demás, se deben tener en cuenta aspectos como la disponibilidad, la capacidad, la experiencia, los intereses y los costos. Además de estas tareas se genera una documentación en las que se incluye el directorio del equipo del proyecto, los memos a los miembros del equipo por el cual se comunican las responsabilidades y demás aspectos y los nombres actualizados en otros segmentos del plan de gestión de proyecto, como organigramas o cronogramas, etc.