La primera tarea habitual de este
proceso consiste en determinar la metodología de desarrollo de la planificación
de gestión del proyecto. Sabiendo que en el proyecto intervienen aspectos como
personas, procesos y tecnología o herramientas, lo primero que
tenemos que hacer es organizarlos para conseguir alcanzar una correcta
coordinación entre ellos. Aquí es donde debemos determinar la metodología para
desarrollar la planificación de la gestión del proyecto. Estas metodologías
surgieron en los años 50, cuando el ejército de los estados unidos intentaba
reducir el volumen de proyectos que se descontrolaban y además intentaron
ayudar a resolver problemas como exceso de carga en el trabajo, costos que
superaban el presupuesto planificado y problemas de calidad, valor o utilidad.
La metodología para el desarrollo puede ser predictiva o ágil. Determinar cuál
se utilizara para el desarrollo de la planificación dependerá del director del
proyecto y de las prioridades del proyecto, ya que un metodología predictiva le
da más importancia a los procesos, en cambio una metodología ágil se concentra
en el resultado que se quiere obtener.
La siguiente tarea se trata de identificar
a las partes interesadas en el proyecto y las relaciones de responsabilidad
entre el proyecto y la organización. Para realizar esta tarea es necesario
analizar a fondo los intereses grupales de las partes interesadas, es decir,
analizar: la manera en que el proyecto les afectará, la medida de afectación,
la influencia que tendrían las partes en los diferentes aspectos de la
planificación. También se debe analizar
las partes con quienes se tiene obligaciones legales, las partes que se verían
afectadas positivamente o negativamente por las actividades del proyecto de la
organización, los entes que han estado implicados en temas similares, y quienes
se verían desfavorecidos si fueran excluidos. De esta manera se podrían
identificar a los interesados y se determinarían las relaciones de
responsabilidad entre el proyecto y la organización
Otra de las tareas, y una de las más
importantes es la de definir y utilizar el sistema de información de gestión
del proyecto (Project Management Information System, PMIS) con el fin de
asistir en la recolección, la integración, la interpretación y la difusión de
entradas y salidas de todos los procesos de proyectos . Este sistema
se encarga de recopilar los datos necesarios para que el gerente del
proyecto verifique que el proyecto lleva la dirección prevista. Pero esa información debe ser puntual, ya que uno de los problemas que tienen algunas
organizaciones es que los datos sobre el proyecto son recogidos, introducidos
en un ordenador central, procesados y distribuidos a intervalos tan largos de
tiempo que la información resulta inútil a efectos de control. Es por eso que
se debe definir un sistema de información que utilice recursos de la Tecnología de la Información, es decir,
el uso de Hardware, Software y comunicaciones.
También debemos identificar y
desarrollar el plan del proyecto integrado, incluidos todos los componentes y
planes secundarios. Este plan integral del proyecto es la visión común de lo que se quiere ser en el futuro, se trata
sobre todo de las características y contiene la visión y los planes que se
necesitan para guiar la ejecución del proyecto en el futuro.
Finalmente se determina el plan de
gestión del proyecto general para utilizarlo en la gestión y el control de la
ejecución del proyecto, este contiene el plan de gestión del cronograma, que
proporciona orientación sobre el desarrollo y la planificación de las
actividades del cronograma y del plan de gestión del alcance del proyecto.
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