“El proceso de control de costos se
encarga de supervisar el grado de ejecución del presupuesto del Proyecto y
controlar los cambios en la línea base del rendimiento del coste”[1].
Este proceso es muy importante en
cualquier tipo de proyecto, independientemente de su tamaño. No es solo
monitorear los costos y recopilar bastante información, sino que también se
necesita analizar la información para realizar las acciones correctivas necesarias
y correspondientes a tiempo.
Para controlar los costos
eficientemente debemos gestionar e influir sobre los cambios que se realicen en
el proyecto, además mantener un
seguimiento periódico de los avances de costos, revisar que los desembolsos que
se hacen no estén excediendo la financiación planeada y autorizada y además, y
muy importante, asegurar la
implementación de los procesos de control integrado de cambios.
Para empezar necesitamos el plan para
la dirección del proyecto. En este, hay dos aspectos que son importantes para
el proceso. El primero es tener la línea base del desempeño de costos, esta se
compara con los resultados reales para establecer si se requiere implementar un cambio, una
acción correctiva o una acción preventiva. El segundo aspecto es el plan de
gestión de costos, el cual es importante ya que aquí está la planificación de
la forma y los métodos en que se gestionaran los costos del proyecto.
También
necesitamos los datos sobre el desempeño
del trabajo, estos datos deberán haber sido recopilados en la fase de dirección
y gestión de la ejecución del proyecto, y en base a estos se genera la
información del desempeño del costo de los trabajos. Otra entrada importante para un correcto
control de costes es el establecimiento de los requisitos de financiamiento del
proyecto. Estos se consiguen al realizar una buena determinación del
presupuesto, y es importante ya que nos muestra las necesidades de fondos para
financiar el proyecto a través del tiempo. Las políticas, procedimientos y
lineamientos existentes, los métodos de seguimiento e información y las
herramientas que se utilizaran para el control de costos, son los activos de
los procesos de la organización, y es uno de los pasos importantes en este
proceso.
En este contexto, debemos definir las
herramientas a utilizar en el proceso de control de costos. La primera
herramienta de suma importancia es la gestión del valor ganado, que nos permite
a través de la integración de mediciones de alcance del proyecto, costo y
cronograma, medir el desempeño del proyecto. De esta manera podemos combinar métricas de elementos como calidad,
alcance y costos, para obtener
indicadores que determinan el grado de desempeño logrado.
Otra herramienta que debemos realizar son las
proyecciones, la cual nos permite a estimar en forma periódica lo que será el
costo final del proyecto. También, el índice de desempeño del trabajo es otra
herramienta que nos permite estimar lo que se debe ajustar los desembolsos de
costos para cumplir con el presupuesto. Luego revisamos el desempeño de las
tareas, paso importante para validar y comparar el desempeño real del proyecto
contra su línea base de costo y cronograma.
El análisis de variación y los
software de gestión de proyectos, son las otras dos herramientas a utilizar,
que nos permite primero medir el desempeño del costo, y obtener una valoración
de la magnitud de variación con respeto a la línea base original de costo, y lo
software para monitorear las 3 dimensiones del valor ganado.
Al final de este proceso de control
obtenemos 6 resultados que nos permiten tener un control sobre los costos del
proyecto:
1. Las mediciones del desempeño del trabajo, que nos brinda el
estado de avance y los desvíos del proyecto en relación a su línea base.
2. Las proyecciones del presupuesto nos muestran los costos estimados en la
finalización del proyecto.
3. Las actualizaciones a los activos de la
organización, importantes ya que se pueden aplicar las acciones correctivas
determinadas o seleccionadas.
4. Las solicitudes de cambios, el bajo
desempeño en los costos del proyecto
puede dar lugar a estas.
5. Las actualizaciones al plan de dirección del
proyecto
6. Las actualizaciones a los documentos del proyecto,
donde realizan las estimaciones de costos y la base de las estimaciones.
Para realizar el control Integrado de
Cambios debemos “revisar todas las solicitudes de cambios, aprobarlos y
gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la
organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del
proyecto”[2].
En este proceso se debe intervenir en
los elementos que puedan evitar el control de cambios, de manera que se puedan
implementar solamente cambios aprobados, estas solicitudes de cambio deben ser
revisadas, analizadas y aprobadas rápidamente y además gestionar los cambios
aprobados. También se debe mantener la integridad de las líneas base, para que
luego se pueda hacer una comparación correcta. Las acciones correctivas y
preventivas recomendadas deben ser revisadas y aprobadas o rechazadas según su
análisis y finalmente se debe documentar el impacto total de las solicitudes de
cambio.
[1]
Begnedji Gladys. (2012). Controlar los costos del proyecto. What is Project
management. Recuperado de https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2012/12/05/controlar-los-costos-del-proyecto/
(consulta 15 de marzo de 2015)
[2] Begnedji
Gladys. (2012). Realizar el Control Integrado de Cambios. What is Project
management. Recuperado de
https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2012/10/23/control-integrado-de-cambios/
(consulta 15 de marzo de 2015)
Libros digitales recomendados:
No hay comentarios:
Publicar un comentario