Diez pasos para gestionar los problemas en proyectos grandes – Issues on Large Projects

Los problemas son más que cuestiones comunes. Son problemas que cumplen con criterios específicos. Un problema  es una cuestión definida formalmente que impide el progreso del proyecto y no puede ser resuelta en su totalidad por el director del proyecto y el equipo del proyecto sin ayuda externa. Los procesos utilizados para gestionar los problemas  pueden ser más simples o más rigurosos dependiendo del tamaño del proyecto. 

Es recomendable usar el siguiente proceso para gestionar los problemas en grandes proyectos:

1. Identificar el problema y documentarlo en el Formulario de Problemas

Solicitar posibles problemas de cualquier interesado​del proyecto, incluyendo el equipo del proyecto, clientes, patrocinadores, etc. El problema debe ser documentado formalmente mediante un formulario de problemas.

2. Determinar si el problema es realmente un problema

El director del proyecto determina si la cuestión se puede resolver o si debe ser clasificado como un problema.

3. Introducir el tema en el Registro de Problemas

Si se trata de un problema, el director del proyecto entra  dicha cuestión en el Registro de Problemas.

4. Determinar quién debe participar en la resolución del problema

El director del proyecto determina quién debe participar en la resolución del problema. El patrocinador puede  estar involucrado, o  puede que no tenga la experiencia necesaria para ayudar en el proceso de resolución. Por ejemplo, el problema puede ser contractual y  se requiere resolución del Departamento de Compras. Sin embargo, en algún momento se analizarán las alternativas y se hará una resolución. Es importante entender por adelantado que debe participar en la toma de este acuerdo de emisión final.

5. Asignar miembros del equipo para el análisis y las alternativas

El director del proyecto debe asignar el problema a un miembro del equipo del proyecto para la investigación (el director del proyecto podría asignarse esta tarea  a sí mismo). El miembro del equipo investigará las opciones que están disponibles para resolver el problema. Para cada opción, el miembro del equipo también debe estimar el impacto del proyecto en términos de presupuesto, cronograma y alcance.

6. Obtener un acuerdo sobre la resolución

Las distintas alternativas y el impacto sobre el calendario y el presupuesto están documentados en el Formulario de Problemas. El director del proyecto debe llevar el problema, las alternativas y el impacto del proyecto a las partes interesadas pertinentes (del paso 6) para la discusión y resolución. El director del proyecto también debe  hacer una recomendación de entre las alternativas.

7. Cierre del Registro del Problemas

El director del proyecto documenta la resolución o curso de acción en el Registro del Problema

8. Cierre del Formulario de Cuestiones

El director del proyecto documenta el acuerdo de emisión en el Formulario de Problemas y luego se cierra y  archiva este documento.

9. Añadir el plan de acción para el programa

Una vez que una resolución se acuerda, se añaden las actividades correctivas apropiadas al programa para asegurar  que el problema se resuelva.

10. Comunicarse a través del Informe de Estado

El director del proyecto  comunica el estado y las resoluciones del problema a los miembros del equipo y otras partes interesadas pertinentes a través de los métodos establecidos en el Plan de Gestión de la Comunicación, incluyendo el informe de estado del proyecto.

Los proyectos más pequeños no necesitan todos estos pasos. Por ejemplo, el tema se puede documentar directamente en el registro de problemas sin la necesidad de separar el formulario de problemas.