Buenas prácticas en la gestión de proyectos

Las buenas prácticas en la gestión de proyectos son muy importantes,  ya que al no aplicarlas puede que tengamos malos resultados como: tiempos fuera de plazo, actividades con sobrecostos, resultados finales que no cumplen con las expectativas de los clientes, etc.   Con las mejores prácticas podemos empezar bien el proyecto desde el inicio mismo. De esta manera se establecen objetivos claros, se plantea un correcto alcance del proyecto, y se identifican los riesgos para proceder con buenos planes de contingencia en dichos casos. Las mejores prácticas nos permiten realizar una excelente planificación, lo cual nos da las garantías del éxito de las fases de ejecución y control del proyecto. También nos permite como directores del proyecto ejercer un buen liderazgo del proyecto y mantener al equipo de trabajo motivado para el buen rendimiento y tener una buena productividad. 

A continuación  veremos 9 aspectos que describirán  como implementar las mejores prácticas en la gestión de proyectos:

1. Se debe establecer un proceso definido de gestión de proyectos. De esta manera se establecen objetivos claros, y el alcance del proyecto queda bien definido. La identificación de riesgos se hace correctamente y por ende hay una buena planificación de las contingencias.
2. Contar con una técnica definida para determinar la complejidad de los proyectos es una buena práctica para que los procesos en la gestión de proyectos se puedan adaptar a la complejidad de determinado proyecto. De esta manera se puede tener una dirección adecuada, ya que actualmente existe mucha variedad y cantidad de proyectos que se desarrollan.
3. Se debe asignar un director de proyecto para cada proyecto, y este debe ser responsable de este. De esta manera,  un buen director de proyecto puede brindar sus conocimientos, su ingenio, su innovación y ejercer un liderazgo propio, al cual el equipo del proyecto puede seguir ordenadamente.
4. Desarrollar un correcto Alcance de proyecto en el que se incluya la estructura  de desglose de trabajo (EDT). Es una de las mejores prácticas en la gestión de proyectos ya que permite identificar los  paquetes de trabajo, responsables, presupuestos y los recursos requeridos para llevar a cabo la ejecución del proyecto. Con la EDT podemos definir el alcance en términos de entregables, también podemos definir el ciclo de procesos y entregables de cada una de las  fases y  permite una fácil comunicación entre el director del proyecto y los interesados en todo el ciclo de vida del proyecto.
5. Al iniciar un proyecto, realizar una reunión de lanzamiento, de esta forma se formaliza el inicio del proyecto, el equipo de trabajo queda constituido, se alinean los objetivos y se fijan los pasos a seguir. Esta reunión debe centrarse en el proyecto y debe brindar la información detallada que  se necesite para iniciar y concluir el proyecto de manera eficiente.
6. Desarrollar informes de avance de todas las reuniones, entre mayor frecuencia mejor (semanalmente es ideal). De esta manera, todos los interesados en el proyecto estarán informados del estado y el progreso del proyecto. Estos informes presentan los pasos realizados y los que faltan para lograr un objetivo determinado. De esta manera se puede monitorear cualquier actividad. Estos avances brindan una visión general de la actividad de la que se informa.
7. Realizar una correcta identificación de riesgos. Se deben realizar actividades sistemáticas para analizar y priorizar cada riesgo, con esto se consigue un buen diseño de acciones de mitigación y contingencia, lo que contribuye al buen desarrollo del proyecto.
8. Gestionar correctamente los cambios de cualquier ítem del proyecto.  De esta manera se vigila que cada cambio se implemente adecuadamente para que no se produzcan impactos negativos en el proceso de gestión de proyectos. Se debe asegurar que los cambios estén justificados, que se realicen sin prejuicios de  la calidad del producto, que hayan sido probados los cambios, etc.
9. Para finalizar es una buena práctica realizar una reunión de cierre, de esta manera se formaliza el fin del proyecto, se analiza el desempeño se repasan las lecciones aprendidas u se liberan los recursos asignados. Esta reunión incluye una recapitulación del proyecto, una documentación de cosas bien hechas, mal hechas, fortalezas, debilidades y del proceso general de la dirección del proyecto. También se determinan los pasos necesarios para terminar el proyecto.

Utilizar las mejores prácticas en la gestión de proyectos es fundamental para mejorar la calidad y productividad en el desarrollo del proyecto, de esta manera los resultados son los esperados y satisfacen las expectativas. Hoy en día los recursos son escasos, sean materiales o humanos, es por eso que es necesario saberlos utilizar eficientemente. 

De esta manera las organizaciones pueden mejorar el rendimiento, la calidad, la efectividad operativa, y al mismo tiempo se reducen los riesgos, el tiempo (calendarios) y se reducen los costos.

By Jaime Rojano

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