La
falta de gestión de la calidad puede tener efectos negativos en los proyectos; retrasos en el programa, mayores
costos, frustración, problemas de moral y falta de satisfacción de los clientes.
Vamos
a plantear un ejemplo: En la compra de anteojos, ¿qué aspectos de la calidad
son más importantes para cada persona? Algunos dirán que las
gafas encajen muy bien, que las gafas tengan las características deseadas
y optaran por el gusto del estilo de las
gafas.
Otras
personas hablaran de la experiencia de la calidad del cliente: la forma en que
son recibidas, la rapidez con que ven el oftalmólogo, lo fácil que es encontrar
los marcos y el proceso de pago rápido y preciso.
Los
proyectos son similares, ya sea interna o externamente, reciben entregables y
procesos del proyecto. ¿Cómo describen sus clientes los entregables y
experiencias? ¿Sus clientes sienten que están recibiendo un valor notable?
Éstos
son algunos errores muy comunes que
suelen cometer los directores de proyectos en la gestión de la calidad. La superación de
estos errores puede mejorar en gran medida las posibilidades de éxito.
Las
formas más potentes de superar los errores en la gestión de la calidad
1.
Fallo en la definición de la calidad: El término "calidad" es ambiguo.
El Project Management Body of Knowledge
define la calidad como "la conformidad con los requisitos y la aptitud de
uso;" ISO 9000 define la calidad como, "el grado en que un conjunto
de características inherentes cumple con los requisitos. En este contexto, la solución
es: Definir la calidad en términos prácticos, de tal manera que permita al
equipo del proyecto adoptar medidas progresivas, para satisfacer los requisitos
del proyecto.
2.
Fallo en apegarse a los requisitos: Algunas organizaciones
tienen un mantra de "superar las expectativas de nuestros clientes". Hay
que tener cuidado con los requisitos chapados en oro. Cuando añadimos
características que el cliente no solicitó, aumentamos la posibilidad de
retrasos en el programa, la complejidad innecesaria y mayores costos. Solución:
Ser un guardián; no tolerar añadir extras en el alcance a los proyectos.
3.
Falta de desarrollo y de tamaño adecuado del plan de gestión de la calidad: Algunos jefes de proyectos crean planes de gestión de la calidad extralimitados,
estos planes cuestan más en su ejecución
que lo que recibimos en beneficios. Solución:
Trabajar con el equipo del proyecto para definir un enfoque pragmático en la
gestión de la calidad, incluidas las normas y procesos aplicables.
4.
Incumplimiento de la garantía de calidad: Supongamos que se tiene un Plan de Gestión de la Calidad. ¿Se está ejecutando el plan? ¿Se está utilizando los
estándares y procesos definidos en el plan? Se tiene que ser capaz de responder a estas
preguntas. Solución: Tener una auditoría de calidad, realizada para evaluar qué
tan bien el equipo está siguiendo el plan. Enfocarse en si se están recibiendo los resultados que se esperan.
5.
Falta de control de calidad: Para controlar la calidad se debe garantizar que los entregables son correctos (es decir, están libre de defectos). Los directores
de proyectos sabios no esperan hasta el final del proyecto para controlar la
calidad. Solución: Realizar recorridos e inspecciones para identificar defectos
iterativos; comenzar tan pronto como sea posible. Tratar de encontrar y
corregir defectos cercanos al punto de origen, no al final cuando la corrección
de defectos es más costosa.
6.
Fallo en el enfoque de los requisitos: La gestión de requisitos y gestión de la
calidad van de la mano. El documento de requisitos es una entrada a la
planificación de la calidad. Buenos requisitos conducen a menos retrasos en el trabajo y el horario. Solución: Centrarse
en mejorar el proceso de requisitos, lo que significa obtención de requisitos,
análisis de requisitos, la documentación de los requisitos, y validación de
requisitos. Considerar el uso de un analista de negocios especializado en
facilitar el proceso de requisitos.
7.
Fallo en el enfoque de los procesos del proyecto: Algunos equipos de proyectos trabajan
solo cuando están creando los entregables. Estos equipos pueden fallar al
desarrollar procesos eficientes y eficaces en los proyectos. Los mismos errores
de proceso se repiten una y otra vez. Solución: Las lecciones aprendidas de
conducta después de las fases del proyecto y en la realización del proyecto
para evaluar los procesos, tales como el proceso de requisitos, el proceso de
diseño, el proceso de desarrollo, y el proceso de prueba.
¿Cuál
de estos errores estás cometiendo? ¿Qué problemas de calidad están obstaculizando
tu capacidad para entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto?
Toma un minuto para identificar algunos elementos que planees llevar a cabo en tus proyectos actuales o
futuros, para realizar una Gestión Exitosa de Proyectos.
By Harry Hall
Libros recomendados para la gestión de la calidad:
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