Buenas prácticas en la gestión de proyectos

Las buenas prácticas en la gestión de proyectos son muy importantes,  ya que al no aplicarlas puede que tengamos malos resultados como: tiempos fuera de plazo, actividades con sobrecostos, resultados finales que no cumplen con las expectativas de los clientes, etc.   Con las mejores prácticas podemos empezar bien el proyecto desde el inicio mismo. De esta manera se establecen objetivos claros, se plantea un correcto alcance del proyecto, y se identifican los riesgos para proceder con buenos planes de contingencia en dichos casos. Las mejores prácticas nos permiten realizar una excelente planificación, lo cual nos da las garantías del éxito de las fases de ejecución y control del proyecto. También nos permite como directores del proyecto ejercer un buen liderazgo del proyecto y mantener al equipo de trabajo motivado para el buen rendimiento y tener una buena productividad. 

7 maneras efectivas de mejorar la Calidad en los Proyectos - Quality Management

La falta de gestión de la calidad puede tener efectos negativos en los  proyectos; retrasos en el programa, mayores costos, frustración, problemas de moral y  falta de satisfacción de los clientes.

Qué es la Gestión ágil de proyectos - Agile Project Management

Muchos administradores de proyectos prefieren utilizar la gestión ágil de proyectos para proyectos de desarrollo de software o  proyectos que son demasiado complejos para que el cliente entienda y se puedan especificar prototipos de prueba. Este artículo explorará el Agile Project Management para entender lo que es, cómo recibir formación y algunos libros que nos ayudaran a formarnos como gestores agiles.

Elegir una carrera: Project Manager. ¿Por Qué?

Hay una frase muy trillada pero muy importante  en nuestros días: Cuando nos despertamos por la mañana, tenemos dos opciones simples, volver a dormir y seguir soñando, o despertar y perseguir esos sueños.

Diez pasos para gestionar los problemas en proyectos grandes – Issues on Large Projects

Los problemas son más que cuestiones comunes. Son problemas que cumplen con criterios específicos. Un problema  es una cuestión definida formalmente que impide el progreso del proyecto y no puede ser resuelta en su totalidad por el director del proyecto y el equipo del proyecto sin ayuda externa. Los procesos utilizados para gestionar los problemas  pueden ser más simples o más rigurosos dependiendo del tamaño del proyecto. 

Ventajas del Software en la Gestión de Proyectos

El encuentro de todas las cuestiones profesionales con la planificación de tu proyecto de trabajo requiere evaluaciones de afilados y evaluaciones precisas de previsión. Las herramientas de software de gestión de proyectos son de mucha ayuda, ya que se desarrollaron exclusivamente para este fin.

¿Por qué realizar estimaciones? (Parte I)

Realizar estimaciones proporciona valor al equipo de trabajo y los clientes. ¿De qué manera? Vamos a explicarlo:

Resolución de conflictos en el ambiente de un proyecto

Tres verdades sobre los conflictos en el entorno de un proyecto

1. Los conflictos se manifiestan cuando existen objetivos, pensamientos o sentimientos incompatibles entre personaso grupos.

2. Los conflictos son inevitables en el entorno de un proyecto, pero no son necesariamente destructivos.

3. El personal del proyecto debe ser sensible a los valores tanto positivos como negativos de los conflictos y sus efectos sobre el desempeño.

Las “siete fuentes de conflicto” en entornos de proyectos según  estudios realizados por Thamhain y Wilemon (1975) y Posner (1986) son:

1. Cronogramas

2. Costo-presupuesto

3. Prioridades

4. Recursos humanos

5. Compensaciones técnicas

6. Personalidad

7. Procedimientos administrativos

¿Cómo resolver los conflictos?

A continuación se exponen seis técnicas comunes para resolver conflictos en la gestión de proyectos. Los directores de proyectos deben seleccionar el enfoque más adecuado para cualquier situación particular:

Afrontar: (también llamada resolver el problema o negociar) al afrontar el conflicto, se aborda el desacuerdo de frente. Un afrontamiento exitoso generalmente requiere participantes maduros y competentes que estén realmente interesados en encontrar una solución aceptable. Afrontar un conflicto lleva más tiempo, pero puede ofrecer una solución definitiva.

Colaborar: esta puede ser una buena técnica cuando la situación no puede ser comprometida. Incorpora los puntos de vista de ambas partes para ayudar a generar un consenso. La colaboración puede ofrecer una resolución a largo plazo.

Llegar a un arreglo: (también llamada regatear). Llegar a un arreglo incorpora el uso de intercambios de concesiones, para que ambas partes queden satisfechas. Se puede lograr una solución permanente, pero algunos aspectos del problema se pueden ver comprometidos. Al llegar a un arreglo, ambas partes pierden algo y los rencores pueden resurgir.

Suavizar:(también llamada conciliar). esta puede ser una buena técnica provisional para mantener la paz temporalmente. Con esta técnica se resaltan los acuerdos y se evitan los desacuerdos. Suavizar el conflicto suele brindar una ayuda a corto plazo, pero no ofrece una solución permanente.

Retirarse: (también llamada evitar). Tirar la toalla, negarse a lidiar con el conflicto, ignorarlo o negarlo. Esta puede no ser una técnica ideal, ya que retirarse nunca resuelve un conflicto. Sin embargo, puede ser un enfoque temporal sensato para “enfriar” la situación.

Forzar: esto implica el uso del dominio. Esta técnica es generalmente un último recurso que se reserva para momentos cuando no hay puntos en común, cuando el tiempo es esencial o cuando las partes no cooperan. Forzar el conflicto puede ser rápido y decisivo, pero, por lo general, genera rencor. Esta técnica puede brindar una solución definitiva.

Proceso de ejecución en la Gestión de Proyectos

Este proceso consiste en llevar a cabo el trabajo definido en la planificación del proyecto para cumplir con los objetivos establecidos. Este trabajo será llevado a cabo por el Director del proyecto junto con su equipo, llevando a cabo, entre otras, las siguientes tareas:

Proceso de control y validación en los proyectos

Sabiendo que el director del proyecto tiene como una de sus funciones la de dirigir y controlar los procedimientos de ejecución de tal manera que todas las acciones que se realicen se ajusten tanto en tiempo como costo y calidad a lo detallado del proyecto, es muy importante para el desarrollo de un proyecto que el gerente tenga la autoridad, capacidad y una buena comunicación para la toma de decisiones y para realizar un buen control de las tareas, teniendo en cuenta todas las dificultades que se puedan presentar.

Estimación de la duración de las actividades de un proyecto

¿Qué son las estimaciones de tres puntos? ¿Por qué son importantes?

La estimación de 3 puntos  es uno de los métodos utilizados en la Gestión de Proyectos cuando no se dispone de mucha información y debemos obtener la estimación de la duración o del coste de un Proyecto desde el punto de vista del Jefe de Proyecto.

En esta técnica, se obtiene un valor estimado y una desviación típica (como varían los valores con respecto al estimado) a partir del cálculo de los 3 valores siguientes:

Desarrollo del Cronograma del Proyecto (Parte I)

El desarrollo del Cronograma  consiste en definir y secuenciar actividades y estimar los recursos de las mismas para crear el Cronograma del Proyecto. Este proceso se realiza por medio de alguna  herramienta de planificación, de manera iterativa, en donde se determinan las fechas de comienzo y fin para las tareas planificadas. Es iterativo ya que es probable que una o varias revisiones necesiten de los estimados de duración y recursos para desarrollar un cronograma realista y aprobado, que pueda servir para medir el avance real del proyecto.

Gestión efectiva de un proyecto

Esta etapa del proyecto es muy importante ya que en ella deben quedar sintetizados, en orden secuencial, los siguientes aspectos: La definición de actividades, la asignación de duración, fechas de término y comienzo de cada actividad y la asignación de los recursos. La asignación de recursos se refiere a los recursos, materiales y costos de realizar cada actividad.

¿Cómo establecer el alcance del proyecto?

Es muy importante establecer de forma correcta el alcance de un proyecto, ya que los cambios al alcance que se implementan luego de que comiencen los  trabajos, tendrán un efecto mayor sobre el cronograma y el costo del proyecto, que los cambios que se implementan durante la fase de inicio o planificación; por lo tanto, es de suma importancia que se defina bien  antes de comenzar los trabajos.

¿Como organizar un proyecto?

La organización efectiva de un proyecto requiere en general de conocimientos y habilidades de dirección en general y de organización de proyectos en particular, conocimientos de técnicas, normas y regulaciones del área de aplicación, comprensión del entorno del proyecto y habilidades interpersonales.

Importancia de las tareas del proceso de iniciación en Gestión de Proyectos

Los pasos de tareas del proceso son muy importantes para la buena ejecución del proyecto y los buenos resultados que este pueda generar. En primer lugar, debemos utilizar un juicio de expertos para determinar las características de nuestro servicio o producto, ya que de esta manera conoceremos a profundidad todo lo que puede brindar, ya sea a favor o en contra. Luego tenemos el registro de limitaciones y suposiciones, esto es importante para evitar ambigüedades o confusiones en el futuro, ya que lo que se está haciendo es diseñar componentes que se supone valido pero sin pruebas, en el caso de las suposiciones. Cuando hablamos de limitaciones, son aquellas que restringen las opciones de diseño, pudiendo ser una política proceso o limitación técnica. Es por esto que es muy importante registrarlas y tiene mucha relación una con otra.

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Primero que todo, debemos  definir el concepto de proyecto:

“Un proyecto es el conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas”.

“Un proyecto no es ni más o menos que la búsqueda de una solución inteligente: idea, inversión, metodología o tecnología por aplicar al planteamiento de un problema tendiente a resolver  una necesidad”.