Importancia de la declaración del alcance del proyecto

La  declaración del alcance es importante, ya que brinda un común entendimiento del alcance del proyecto entre los interesados, además se requiere para completar la planificación detallada del proyecto. De la  información  que se documente en este proceso es que procederán la lista de actividades y el cronograma del proyecto. La declaración del alcance del proyecto también es importante  para asegurar  que se incluya todo el trabajo requerido para completar el proyecto exitosamente. La principal preocupación del gestor de proyectos es definir y controlar lo que está incluido y lo que no está incluido en el proyecto.

La declaración del alcance del proyecto es la herramienta más  importante que se tiene para estructurar el proyecto, se utiliza para  evaluar cada pedido de cambio y ayuda a comunicar los límites del  proyecto a una mayor audiencia. También se utiliza como documento  de información del proyecto, en el que se indica concisamente de lo  que el proyecto se hará responsable de realizar.

Este documento se debe utilizar como herramienta de  comunicación con todos los interesados en el proyecto para asegurarse de  que todos tengan una percepción común de lo que el proyecto es y de lo que no es, es tan importante el definir lo que el proyecto realizara  como lo que el proyecto no incluirá, esto ayuda a aclarar las  percepciones y expectativas de los interesados en el proyecto. La  declaración del alcance del proyecto también se la utiliza para comunicar cualquier cambio aprobado del proyecto.

Una de las causas principales para que un proyecto falle es la mala  gerencia del alcance del proyecto, ya sea porque el gestor del  proyecto no dedico el tiempo suficiente para definir el trabajo, o  porque no existió una buena gerencia del alcance, lo que lleva a añadir  trabajo no autorizado o presupuestado al proyecto, esto se conoce  como alteración del alcance. La alteración del alcance, o los cambios  no controlados en el alcance del proyecto, es la tendencia de un  proyecto a incluir más tareas que las especificadas originalmente, lo  que a menudo causa costos más elevados de los planificados y una  extensión de la fecha de finalización del proyecto.

No es posible asumir que no habrá cambios durante la vida del  proyecto. Por ejemplo, los cambios pueden venir de parte de los  beneficiarios que desean actividades adicionales; entonces las  estimaciones iniciales del presupuesto y cronograma pueden no tener  mayor validez. Si el donante está de acuerdo en incluir el nuevo  trabajo en el alcance del proyecto, el gerente del proyecto tiene la  expectativa de que el presupuesto y los plazos actuales serán  modificados (usualmente incrementados) para reflejar este trabajo  adicional. La aprobación de las nuevas actividades se convierte en el  nuevo alcance del proyecto. Todos los cambios al alcance del proyecto deben ser aprobados por la  gerencia y el donante; este es uno de los requerimientos principales  para la gerencia del alcance.