La
gente tiene expectativas. Los individuos, equipos, u organizaciones tienen fuertes creencias de que algo va a suceder en
el futuro. Los patrocinadores del proyecto esperan que los proyectos se
realicen de manera oportuna. Los desarrolladores esperan que se den requisitos
claros. Los probadores esperan que la región de la prueba sea estable. Los
usuarios esperan que todas sus necesidades sean satisfechas. Los vendedores
esperan una declaración de trabajo. A
veces, las expectativas son válidas; otras veces las expectativas son falsas. Pero la mayoría de las veces las expectativas de los individuos no son realistas o no son válidas.
¿Qué
es lo que causa falsas expectativas y cómo podemos fijar y mantener las
expectativas adecuadas?
Estas
son las siete causas comunes de falsas expectativas y lo que podemos hacer respecto a cada una. Se debe tomar en cuenta
que todos estos problemas están relacionados con la comunicación:
- Las cosas no se discuten adecuadamente. Por ejemplo: ¿Por qué los usuarios de software esperan una cosa y obtienen algo diferente en los proyectos? Una de las principales razones por la que los proyectos fracasan es la falta de información del usuario. Se debe asegurar de que las partes interesadas pertinentes se involucren en las discusiones (si se trata de requisitos de software o cualquier otra cosa). Se debe resumir y documentar las decisiones.
- Las cosas están mal comunicadas o no se han comunicado en absoluto. Otra razón por la que la gente tiene falsas expectativas se debe a que la información no se comunica correctamente. Se debe revisar las fuentes y verificar la información antes de comunicar.
- Las cosas están mal entendidas. A veces la información es correcta, pero es mal entendida. El medio ambiente, la experiencia, el lenguaje y la cultura del receptor pueden afectar la forma en que el receptor interpreta el mensaje. Por esta razón, se debe crear el mensaje con el público en mente.
- Las cosas no son como se han prometido. A veces, las personas bien intencionadas hacen promesas que no pueden cumplir. El que hizo la promesa piensa que las cosas se pueden lograr, pero la persona no entiende los requisitos, restricciones y recursos y el presupuesto necesario. Se deben validar los requisitos y obtener las estimaciones de personal experimentado. Hay que tener el presupuesto y los recursos adecuados. Enfocarse en la entrega de las promesas es primordial.
- Las cosas cambian. En el curso del desarrollo de nuevos productos o servicios, las cosas pueden cambiar. Por lo que es fácil para un pequeño grupo tomar decisiones y dejar de comunicar los cambios a las otras partes afectadas. Es por eso, que se debe definir un método para capturar y comunicar los cambios a las partes interesadas.
- Las cosas se pierden. Un grupo especifica los requisitos. Otro grupo crea un diseño. Otro grupo puede llevar a cabo el proceso de construcción... y sin embargo, un grupo diferente puede probar y aceptar algo que se está creando. No es de extrañar que las cosas se pierdan en el proceso. Hay que considerar la posibilidad de seguimiento de cosas / requisitos de un proceso a la próxima para marcar y asegurarse de que las cosas especificadas tempranamente terminan en el producto final.
- Las cosas se ven limitadas. Alguien puede compartir una necesidad en una sesión de planificación estratégica o una sesión de requisitos. Parece haber acuerdo, pero más tarde la idea es cortada por falta de recursos o de presupuesto. La persona que comparte la necesidad no sabe acerca del corte. Es por esto que es fundamental comunicar los planes finales a las partes interesadas. Y además, comunicarse a través de diferentes canales – no hay que asumir que todo el mundo va a leer un correo electrónico.
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